Smaackmakers

‘reacties in Bergen zijn louter positief’

Interview met René Sturing, projectleider facilitair en huisvesting bij de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo:

‘We willen dat onze medewerkers vitaal en fit blijven en hebben het beste met hen voor. Gefrituurde snacks passen niet bepaald in dat plaatje.’

Toen de gemeente Bergen besloot om de catering over een nieuwe boeg te gooien, stond circulariteit bovenaan het verlanglijstje. Na een lang aanbestedingstraject in samenwerking met adviesbureau Smaackmakers, opende het gloednieuwe bedrijfsrestaurant van Albron onlangs haar duurzame deuren.

In de zomer van 2019 startte gemeente Bergen met de zoektocht naar een nieuwe cateringpartner. “De toenmalige partij zat er al zo’n tien jaar en het concept was een beetje in een sleur geraakt”, schetst René Sturing, projectleider facilitair en huisvesting bij de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo.

We waren toe aan iets nieuws

“Elke dag was hetzelfde; brood, beleg en warme snacks. De frikandellen en kroketten vlogen dagelijks over de toonbank. Nooit eens iets nieuws of speciaals en het meubilair in de kantine was ook weinig inspirerend. Kortom, we waren toe aan iets nieuws.”

Diep in de materie

Aangezien de gemeente duurzaamheid belangrijk vindt, was al snel duidelijk dat ook de catering zo duurzaam mogelijk moest worden ingekocht.
“De kantine is een plek waar alle medewerkers komen, waardoor je dus veel mensen kunt bereiken. Dat biedt veel kansen om hen onbewust mee te geven wat wij als organisatie belangrijk vinden, namelijk duurzaamheid en vitaliteit”, zegt Sturing.

Hij vervolgt: “Qua timing viel het mooi samen met de subsidieregeling van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, waarbij organisaties geld konden krijgen voor advies over klimaatneutrale en circulaire inkoop. Natuurlijk heeft de gemeente zelf inkopers in dienst en heeft het facilitaire team ervaring met het aanbesteden van catering, maar circulariteit is echt een vak op zich. Dat vereist hele specifieke kennis, waarbij je diep de materie induikt. Neem de eiwittransitie, dat vond ik als projectleider facilitair soms best lastig om over mee te praten. Het zit ‘m in de details. Je moet je voorstellen dat ik een uur later een overleg heb over audiovisuele middelen of me bezighoud met schoonmaak. Die diversiteit maakt ons vak erg gaaf, maar dat maakt het wel bijna onmogelijk om op elk onderwerp zo diep in de materie te duiken.”

Gouden greep

De gemeente startte daarom een meervoudige onderhandse aanbesteding voor het inwinnen van advies en kwam uit bij adviesbureau Smaackmakers.
Sturing: “Dat was een gouden greep. Het gaf enorm veel energie om met hen aan de slag te gaan. Het werkte als een soort katalysator. We zaten al in de goede denkrichting maar zij lieten zien dat er nog zoveel meer mogelijk was.”

Tweede meervoudige onderhandse aanbesteding

Gunnen op prijs was raar geweest, want de prioriteiten liggen heel ergens anders

Gezamenlijk gingen ze op zoek naar een circulaire cateringpartner voor de gemeente. Ze zetten een tweede meervoudige onderhandse aanbesteding in de markt, ditmaal op basis van Best Value Procurement.
“In mijn ogen was dat de enige juiste manier. Gunnen op prijs was raar geweest, want de prioriteiten liggen heel ergens anders. We waren op zoek naar kennis en expertise van de marktpartijen.”

Eén aanbiedende partij

“Ik vond het best heftig wat voor reacties daarop kwamen”, zegt de facilitair projectleider eerlijk over de aanbesteding. “De toenmalige aanbieder gaf bijvoorbeeld meteen al aan dat zij zich terugtrokken. Dat vond ik verrassend, want het betrof een landelijke partij.”

Uiteindelijk bleef Albron als enige aanbiedende partij over. “Dat had ik niet verwacht. Ik had gehoopt dat er meerdere partijen zouden inschrijven, zodat je marktwerking krijgt. Misschien was de markt op dat moment nog niet klaar voor zo’n circulaire opdracht. Vergeet niet dat we in 2019 al begonnen zijn. Achteraf gezien had ik het niet anders willen doen, want we hebben nu een hartstikke goede partij in huis gehaald. Ze zijn al ver op het gebied van circulariteit en kunnen goed met ons meedenken.”

Visie op circulaire en duurzame catering

Voor de aanbesteding vormde de gemeente samen met Smaackmakers een visie op circulaire en duurzame catering.
“Zo vinden wij de gezondheid van onze medewerkers belangrijk en dragen daar graag aan bij”, zegt Sturing. “We willen dat zij vitaal en fit blijven en hebben het beste met hen voor. Gefrituurde snacks passen niet bepaald in dat plaatje. We willen dus gezonde voeding aanbieden. Smaackmakers kon heel goed uitdiepen wat dat dan precies betekent, tot op het niveau van de ingrediënten die je gebruikt aan toe.”

Groei-impact-model

We willen dat de cateraar de komende jaren scherp blijft en zichzelf verbetert. Maar het ging ook om zaken als het gebruik van lokale en regionale producten, zo min mogelijk verpakkingsmateriaal gebruiken en natuurlijk het tegengaan van voedselverspilling. “Samen met Albron hebben we een groei-impact-model opgesteld. Het is dus niet zo dat wij vanaf de start al direct 100 procent circulariteit eisen. We willen dat de cateraar de komende jaren scherp blijft, zichzelf verbetert en meegaat in de marktontwikkelingen. Op die manier wordt de catering steeds circulairder.”

Opening nieuwe restaurant op 1 oktober

Albron kreeg de opdracht in november 2020 gegund en zou eigenlijk op 1 januari 2021 bij de gemeente van start gaan. Maar corona gooide roet in het eten. Uiteindelijk is het nieuwe restaurant 1 oktober geopend.

Positieve eerste reacties

Sturing vond het best spannend hoe de collega’s gingen reageren. “Ze waren die traditionele catering gewend en opeens is alles anders. Een nieuw assortiment, nieuwe cateringmedewerkers met nieuwe kleding en zelfs een compleet nieuwe, circulaire inrichting van het restaurant. Voor dat laatste schakelden we de hulp van Maasdam in”.

“De eerste reacties zijn louter positief” vervolgt hij. “Natuurlijk hoop je dat van tevoren wel, maar het blijft toch even afwachten. Wat enorm scheelt is dat de gerechten zichzelf bijna verkopen. De verse maaltijden en salades zien er gewoonweg fantastisch uit. Ook worden de medewerkers helemaal meegenomen in het verhaal rondom circulaire catering, onder meer door informatie in het restaurant.”

Expertise op gebied van circulariteit is nodig

Sturing concludeert: “De frikandellen en kroketten worden gelukkig niet gemist. Het eindresultaat is top, maar de weg ernaar toe was hobbelig. Zonder wrijving geen glans, zullen we maar zeggen.”

Het proces heeft in elk geval nog meer het besef doen ontstaat dat circulariteit expertise vereist. “Voor de gedetailleerde kennis en om het beste uit de markt te halen, heb je specialisten nodig. Die kun je extern inhuren via bijvoorbeeld een adviesbureau. Maar je kunt die expertise ook zelf in huis halen. Daar zijn we nu mee bezig. Laatst is een nieuwe inkoper aangenomen puur voor duurzaamheid. Het zijn de details die een leuk, duurzaam contract onderscheiden van zo ver mogelijk gaan. En wij als gemeente met onze grote inkoopkracht kunnen daardoor écht het verschil maken.”

Door: Anoek van der Riet, journalist.